Privacy statement

laatst gewijzigd op 5 mei 2020

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus, gevestigd aan Marie van Zeggelenlaan 20, 1948 DG Beverwijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens¶

https://soleus.nu Marie van Zeggelenlaan 20 1948 DG Beverwijk info@soleus.nu KvK: 51952092

Persoonsgegevens die wij verwerken¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus verwerkt je persoonsgegevens doordat je lid wordt van onze vereniging.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Naam
• Adres
• Taal
• Telefoonnummer
• Nickname
• Username
• E-mailadres
• IBAN

We verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het bijhouden van het ledenbestand (CRM) [alle behalve IBAN]
• Het versturen van rekeningen voor contributie en afgenomen VPS-diensten [Naam, Adres, E-mailadres]
• Het versturen van mededelingen over de vereniging [E-mailadres]
• Je te kunnen bellen, e-mailen of chatten indien dit nodig is voor onze verenigingsactiviteiten of het gebruik van onze VPS-diensten [Telefoonnummer, Nickname, Username, E-mailadres]
• Het matchen in de financiële administratie van ontvangen betalingen met verzonden facturen [IBAN]

Foto's en andere secundaire gegevens¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus kan op incidentele basis foto's of andere secundaire gegevens van een lid verwerken, meer in het bijzonder publiceren op haar website. Dit gebeurt echter alleen na expliciete instemming van het betrokken lid of de betrokken leden. Het lid kan deze toestemming op elk gewenst moment intrekken, waarna de bedoelde gegevens zo spoedig mogelijk verwijderd zullen worden.

Geautomatiseerde besluitvorming¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus) tussen zit.

Profilering¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus maakt geen profielen van leden. Ook worden geen gegevens over leden uit openbare bronnen of van derden verwerkt of opgeslagen.

Gegevens op gebruikers VPS¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus biedt haar leden de mogelijkheid om een of meer Virtual Private Servers (VPS) te beheren op haar infrastructuur. Na oplevering van een nieuwe VPS met besturingssysteem is elk lid zelf verantwoordelijk voor het beheer en eventueel noodzakelijke beveiliging van data op een dergelijke VPS. Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus zorgt alleen voor de beveiliging van de benodigde infrastructuur (hypervisor). Alleen het Soleus coreteam heeft in principe de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de data op de VPS van een lid. De leden van het coreteam zullen dit echter uitsluitend doen na toestemming en op verzoek van een lid, om eventuele technische problemen voor het lid te verhelpen. Leden die ook deze laatste mogelijkheid willen uitsluiten wordt geadviseerd om een VPS aan te maken met fully-encrypted file systemen, en de sleutel(s) hiervoor buiten de Soleus infrastructuur te bewaren.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Delen van persoonsgegevens met derden¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus deelt jouw persoonsgegevens niet met derden. Alleen indien een daartoe bevoegde overheidsinstantie ons verplicht om jouw gegevens te verstrekken, zullen we dat doen, maar jou ook tegelijkertijd per e-mail op de hoogte stellen van deze verstrekking.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Op de main website https://soleus.nu/ worden geen cookies gebruikt. Op service sites als https://git.soleus.nu/ (source code management, wiki, issues) worden technische en functionele cookies gebruikt.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen¶

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@soleus.nu.

De Belastingdienst eist van ons dat we de financiële administratie en onderliggende gegevens minimaal 7 jaar bewaren. De (minimale) persoonsgegevens die hier deel van uitmaken kunnen we dus niet op verzoek verwijderen.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar tenminste binnen vier weken, op jouw verzoek.

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen¶

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via info@soleus.nu.

Hostingcommunity / Hostingvereniging Soleus heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• TLS (voorheen SSL): Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• Username / password: ten behoeve van accounts op onze service websites staan deze opgeslagen op een beveiligde LDAP server (interne VPS).
• Het ledenadministratiesysteem met alle persoonsgegevens en de financiële administratie (met een subset van de persoonsgegevens) zijn opgeslagen op een speciale interne VPS, waarvan de filesystems versleuteld zijn. Toegang tot deze VPS is alleen mogelijk via een dedicated VPN, waarvoor alleen geautoriseerde personen (bestuur, ledenadministrateur, financiële administrateur) een sleutel hebben.
• Van deze speciale interne VPS worden versleutelde offsite backups gemaakt waar gegevens tot maximaal 6 maanden langer aanwezig kunnen zijn.
• Alle shell toegang tot VPS'en verloopt via SSH.