Er zijn twee mailinglijsten voor communicatie binnen de vereniging:
members@soleus.nu, de mailinglist voor onderlinge communicatie tussen de leden.
Wanneer je hier naartoe mailt met je eigen Soleus-mailalias wordt de mail automatisch
geaccepteerd. Het is voor leden mogelijk zich van deze mailinglist uit te laten schrijven
door het coreteam. Het is overigens ook mogelijk bij het coreteam aan te geven dat je je
persoonlijke adres wilt toevoegen, zodat deze geaccepteerd wordt door de Soleus-
mailinglist;
announce@soleus.nu, de mailinglist voor belangrijke mededelingen vanuit het bestuur en
het coreteam. Het is voor leden niet mogelijk hier naartoe te mailen of om zich uit te
schrijven van deze mailinglist. De door het Bestuur en Coreteam verzonden announces
kun je terugvinden op het ledengedeelte van de website.
Betalingen gaan per kalendermaand, tenzij een schriftelijke uitzondering is gegeven door de penningmeester. De betaling dient in de eerste week van de maand plaats te vinden.
Betalingen zullen gedaan worden onder vermelding van lidnummer en hostname van mogelijke VPS.
Als bij controle blijkt dat er niet betaald is, of te weinig betaald is, wordt er een eerste herinnering gemaild. In de eerste herinnering staat het nog verschuldigde bedrag en de mededeling dat dit binnen een maand overgemaakt dient te zijn.
Als het verschuldigde bedrag na een maand niet is overgemaakt, volgt er een tweede herinnering. In de tweede herinnering staat het verschuldigde bedrag (tot die datum), dat dit binnen een maand overgemaakt dient te zijn, en wat de consequenties van niet betalen zijn.
Is er na een maand na het versturen van de tweede herinnering nog steeds niet betaald, dan kan het bestuur besluiten tot beëindiging van het lidmaatschap en het verwijderen van de VPS. Indien het bestuur tot beëindiging besluit, zal zij dit kenbaar maken op het door het lid gegeven e-mailadres, vervolgens zal de VPS worden uitgezet en ontoegankelijk worden gemaakt. Een maand na het kenbaar maken zal de VPS verwijderd worden.
Bij het beëindigen van het lidmaatschap en het verwijderen van de VPS, is het lid nog steeds het bedrag verschuldigd en het bestuur zal in redelijkheid proberen dit bedrag te innen.
Het bestuur is bevoegd om uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan tot een bedrag van 500 (vijfhonderd) euro voor algemene verenigingszaken. De uitgaven dienen gemeld te worden aan de algemene ledenvergadering. Voor uitgaven onder de 100 (honderd) euro geldt de meldingsplicht niet.
Voor alle uitgaven en verplichtingen van 500 (vijfhonderd) euro en meer dient vooraf toestemming gevraagd te worden aan de leden. Dit kan op de algemene ledenvergadering of per e-mail.
Indien er geen toestemming wordt verleend voor een uitgave via een e-mail stemming, mag de uitgave pas opnieuw ter stemming worden gebracht op de algemene ledenvergadering.
Lid 1 en 2 zijn niet van toepassing in geval van storingen waarbij vervangende hardware moet worden aangeschaft en in geval dat de levering van de VPS-dienst niet meer mogelijk zou zijn. Deze uitgaven dienen verantwoord te worden aan de leden.
Het aanmelden van agendapunten voor een bindende stemming tijdens de algemene ledenvergadering dient 14 dagen van te voren te gebeuren en te zijn bekendgemaakt.
Agendapunten worden schriftelijk ingediend bij het bestuur en afgehandeld door de secretaris, tenzij het bestuur een ander bestuurslid hiermee belast.
Het bestuur dient aangedragen agendapunten op de agenda te zetten.
Bij schorsing van een lid wordt alle toegang tot diensten ontzegd, met uitzondering van de algemene ledenvergadering. Heeft het lid een VPS dan wordt deze uitgezet.
Het bestuur deelt een schorsing mee op het door het lid gegeven e-mailadres. In het bericht staat de reden en de periode van de schorsing.
Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd door de algemene ledenvergadering. Hiervoor is een meerderheid nodig van tweederde van de uitgebrachte stemmen.
Tijdelijke wijzingingen van het huishoudelijk reglement kunnen per e-mail ter stemming worden gebracht worden. Na een discussietermijn van minimaal 14 dagen worden de stemmen geteld. Bij een tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen wordt het voorstel aangenomen.
De discussietermijn genoemd in lid 3 mag door het bestuur ingekort worden als de tijdelijke wijziging nodig is om de levering van de VPS-dienst te kunnen garanderen.
Tijdelijke wijzigingen dienen bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering als wijziging voorgedragen te worden om defintief in het huishoudelijk reglement opgenomen te worden.
Alle leden die in opdracht van het bestuur moeten reizen voor Soleus kunnen een reiskostenvergoeding krijgen.
De vergoeding wordt gebaseerd op OV/Google maps, dus wat iemand kwijt is als hij/zij van A (startlocatie) naar B (bestemming) reist. Zowel de heen- als terugreis wordt vergoed.
– Voor reizen met OV wordt vergoed op basis van 2de klas (100% of 60% bij gebruik kortingskaart);
– Voor reizen anders dan met OV geldt 0,19 euro per km.
Het bestuur beslist tot een maximum van 100 (honderd) euro per maand (totale kosten voor alle leden) of de kosten vergoed worden.
Samenreizen wordt zeer op prijs gesteld. Vergoeding geldt enkel voor diegene die de kosten maakt.
Reiskostenvergoedingen moeten ingediend worden bij het bestuur. Vermeld moet worden: de datum, het doel en het begin- en eindpunt van de reis.
De declaratie moet binnen een maand na de reis ingediend zijn. Als met OV is gereisd is, moet met de declaratie ook het reiskaartje meeverzonden worden. Dit kan door het kaartje in te scannen en te mailen of per post te verzenden.
Soleus hanteert het volgende abuse-beleid. Niet toegestaan wordt:
alles wat in strijd is met de Nederlandse wet;
het verzenden van spam via je VPS;
het verkopen van shell-accounts;
het draaien van een eigen publieke IRC-server;
alles wat in strijd is met de abuseregels van het datacenter.
Gebruik je gezonde verstand en houd er rekening mee dat anderen ook gebruikmaken van dezelfde server en infrastructuur. Houd daarom je traffic in de gaten. Soleus heeft de beschikking over tweemaal 500GB per maand. Als een van de leden meer verbruikt, zullen we dit logischerwijs doorberekenen aan het betreffende lid.
Wanneer het coreteam een abusemelding ontvangt of overlast vermoedt, wordt contact opgenomen met de contactpersoon van desbetreffende VPS. In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat netwerkpoorten worden gesloten om verdere schade te beperken. Onder schade wordt o.a. verstaan: een spamrun/DDOS-attack.